Florian @

Eine der wichtigsten Tätigkeiten bei einer SharePoint Einführung wird in Zukunft die "Findung" einer unternehmensweiten Taxonomie sein. Was in SharePoint 2007 teilweise (unzureichend!!!) durch Websitespalten bzw. über Zusatzprodukte abbildbar war, ist jetzt wie wir gleich sehen werden vollständig durchs Produkt gezogen und somit integraler Bestandteil von SharePoint 2010.

Wie man dies in SharePoint aufbaut, ist denkbar einfach über die Managed Metadata Service Applications:

Über die Zentraladministration und den Service Applications erstellt man ein neues Managed Metadata Service:

Wie man sieht, gibt es auch wiederum hier für diese Service Application eine eigene Datenbank und in diesem Beispiel hängen wir es an ein existierenden Application Pool.

Nun kann man auf verschiedenen Ebenen seinen eigenen Unternehmensweiten Taxonomie Baum aufbauen - hier am Beispiel unseres Portfolios:

Los gehts mit einer neuen Gruppe - in unserem Fall "Portfolio" mit folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

• Group Name
• Beschreibung
• Group Managers
• Contributers

Darunter definierte man ein Term Set (in unserem Fall "SharxX Produkte" und "Dienstleistungen") - wo man folgende Einstellungen treffen kann:

• Term Set Name
• Description
• Owner
• Contact - für Feedback
• Stakeholders - Personen oder Gruppen die benachrichtigt werden sollen, wenn Veränderungen im Term-Set erfolgen
• Submission Policy - Closed (nur Group Managers können Terms hinzufügen), Open (auch normale Benutzer können neue Terms hinzufügen)
• Available for Tagging

Und dann gehts los mit den wirklichen Terms:

• Available for Tagging
• Language - ja auch hier findet sich schon die berühmt berüchtigte Mehrsprachigkeit im SharePoint 2010 wieder :)
• Description
• Default Label - in Verbindung mit der ausgewählten Sprache kann man hier die verschiedenen Übersetzungen hinzufügen

und wie schaut das ganze jetzt im Einsatz aus?

Einfach bei einer Liste eine neue Spalte vom Type "Managed Metadata" anlegen:

und dann sein gewünschtes Term Set auswählen

Viola - das wars auch schon. Ab diesem Zeitpunkt hat man beim Hochladen / Bearbeiten-Formular das zentrale Term Set zur Auswahl:

Wo dies dem User was bringt, sieht man gleich einmal direkt bei der Filterung:

-> den auch hier wird der Taxonomiebaum dargestellt und man kann sogar sagen "Include Descendants", was wörtlich übersetzt soviel heißt wie "Nachkommenschaft" (hoffentlich ist die deutsche Übersetzung ein wenig bessert ;-)).

Sensationell ist das man über die Library Settings eine sogenannte Metadata Navigation einschalten kann:

Dadurch erhalten sie einen Navigationsbaum über ihre Taxonomie bei der Liste auf der linken Seite und können dadurch auch wiederum sehr schnell ihre Daten filtern:

Und sogar über die Suche ist diese Funktionalität (Gott sei Dank) durchgehend verfügbar:

Somit kann ich auch das Suchergebnis nach der im gesamten Suchergebnis vorkommender Attributierung einschränken (Refinement).

Dokumentenmanagement at it's best :-D